„Wir digitalisieren die Inventur.“

Dieser Satz klingt nach IT. Nach Softwareauswahl, Schnittstellen, Tablets, vielleicht nach einem Projektplan mit Meilensteinen. Genau hier beginnt jedoch ein typischer Denkfehler.

Digitale Inventur ist kein IT-Projekt.

Sie ist ein Organisationsthema – und damit Chefsache.

Warum die IT-Perspektive zu kurz greift

Wenn Inventur ausschließlich technisch gedacht wird, stehen meist Fragen im Vordergrund wie:

• Welche Lösung passt zu unserer Systemlandschaft?
• Gibt es Schnittstellen zur DMS?
• Welche Geräte werden benötigt?

Diese Fragen sind wichtig – aber sie lösen nicht das eigentliche Problem.

Inventur ist ein Prozess, der Menschen betrifft, Verantwortlichkeiten berührt und wirtschaftliche Auswirkungen hat. Digitalisierung verändert nicht nur das Werkzeug, sondern die Struktur dahinter.

Und genau dort entscheidet sich, ob eine Lösung funktioniert oder scheitert.

Die entscheidenden Fragen sind organisatorischer Natur

Eine digitale Inventur wirft im Kern vier zentrale Führungsfragen auf:

1. Wer erfasst?

Erfassen weiterhin alle wie bisher?

Gibt es geschulte Teams?

Wer ist verantwortlich für Vollständigkeit?

Digitale Systeme schaffen Transparenz. Das ist ein Vorteil – aber auch eine Veränderung. Wenn sichtbar wird, wer wann was erfasst hat, verändert sich Verantwortung. Führung muss das bewusst gestalten.

2. Wer kontrolliert?

Digitale Plausibilitätsprüfungen ersetzen keine organisatorische Kontrolle.

Sie unterstützen sie.

Die entscheidende Frage lautet:

Gibt es eine klare Inventurleitung?

Ist definiert, wer Abweichungen prüft und freigibt?

Ohne klare Rollen bleibt auch die beste Software nur ein besseres Excel.

3. Wer haftet?

Inventur ist kein isolierter Verwaltungsakt. Sie hat unmittelbare Auswirkungen auf:

• Jahresabschluss
• Bewertung von Beständen
• Finanzierung
• Rating

Wenn Abweichungen auftreten, stellt sich die Frage nach Verantwortlichkeit. Digitalisierung schafft Nachvollziehbarkeit – aber nur dann, wenn Zuständigkeiten sauber geregelt sind.

4. Wer gewinnt Zeit?

Digitalisierung wird häufig mit Effizienz begründet.

Aber Effizienz für wen?

Gewinnt die Buchhaltung Zeit?

Der Standortleiter?

Die Geschäftsführung?

Oder nur der Prozess an sich?

Eine gute Lösung reduziert nicht nur Erfassungszeit, sondern vor allem Nachbearbeitung, Rückfragen und Abstimmungsrunden.

Akzeptanz schlägt Funktion

Ein weiterer häufiger Irrtum:

Je mehr Funktionen, desto besser.

In der Praxis zeigt sich jedoch:

Eine digitale Inventurlösung ist nur so gut wie ihre Akzeptanz im Team.

Sie muss:

✔ intuitiv bedienbar sein

✔ auch unter Zeitdruck funktionieren

✔ klare Abläufe vorgeben

✔ und ohne IT-Experten nutzbar sein

Gerade in Autohäusern mit gewachsenen Strukturen entscheidet nicht das Feature-Set, sondern die Alltagstauglichkeit.

Wenn Mitarbeiter das System als zusätzliche Belastung empfinden, entsteht Widerstand. Wenn es hingegen Transparenz schafft und Arbeit erleichtert, entsteht Akzeptanz.

Und Akzeptanz ist der eigentliche Erfolgsfaktor.

Warum Führung hier den Unterschied macht

Digitale Inventur bedeutet:

• Transparenz statt Bauchgefühl
• Dokumentation statt mündlicher Abstimmung
• klare Zuständigkeiten statt Gewohnheit

Das ist kein technischer Schritt.

Das ist ein kultureller Schritt.

Führungskräfte müssen definieren:

• Welche Ziele verfolgen wir mit der Digitalisierung?
• Welche Standards gelten künftig?
• Wie messen wir Qualität?
• Wie begleiten wir die Veränderung im Team?

Ohne diese Klarheit bleibt Digitalisierung Stückwerk.

Meine Entscheidung: Organisation vor Technologie

Bei der Auswahl einer Lösung war für mich deshalb nicht entscheidend, wie modern eine Oberfläche aussieht oder wie umfangreich eine Feature-Liste ist.

Entscheidend war:

• Funktioniert das System in realen Autohausstrukturen?
• Unterstützt es klare Verantwortlichkeiten?
• Reduziert es organisatorische Reibung?
• Wird es von Mitarbeitern akzeptiert?

Genau aus diesen Gründen habe ich mich für Excon entschieden.

Nicht, weil es „digital“ ist.

Sondern weil es organisatorisch trägt.

Fazit

Digitale Inventur ist kein IT-Projekt, das man delegiert.

Sie ist ein Führungsinstrument.

Wer sie richtig aufsetzt, gewinnt:

• Transparenz
• Nachvollziehbarkeit
• Sicherheit gegenüber Prüfern und Finanzierern
• und vor allem Ruhe im Prozess

Wer sie rein technisch denkt, riskiert Widerstand, Mehraufwand und Frustration.

Digitalisierung beginnt nicht mit Software – sie beginnt mit Klarheit über Organisation.